¿Por qué conviene fotografiar cada equipo al recibirlo?
Conviene fotografiar cada equipo al recibirlo porque el estado en que llegó es el dato de la recepción que después no se puede reconstruir. La marca se vuelve a leer y el teléfono se vuelve a preguntar; un rayón que ya estaba, no. Una foto tomada delante del cliente cierra esa discusión antes de que empiece.
¿Qué se fotografía, además del equipo completo?
El equipo entero, y después lo que lo identifica y lo que ya viene dañado.
Una toma general sirve para decir «este es el equipo». No sirve para decir «este es el equipo y tenía esta esquina partida». La placa con el número de serie, el cable, el conector y la zona golpeada valen más que una foto bonita de frente.
En equipo de salón eso es concreto: la boquilla de una secadora, la cuchilla de un clipper, la placa de una plancha. Es donde se ve el uso y donde nacen los reclamos.
¿La foto se toma delante del cliente o después?
Delante del cliente, siempre que se pueda.
Una foto tomada en el mostrador, con el cliente mirando, convierte la evidencia en un acuerdo: los dos vieron lo mismo el mismo día. La misma foto tomada media hora más tarde, ya en la mesa de trabajo, sigue sirviendo, pero pasa a ser tu palabra.
No hace falta anunciarlo como un trámite. Se toma mientras se registra el equipo y se sigue.
¿Y si el equipo llega en su caja, sucio o en piezas?
Se fotografía como llegó, antes de sacarlo de la caja o limpiarlo.
La tentación es limpiar primero para que la foto se vea bien. Es justo al revés: la que sirve es la del estado real de entrada, con polvo, cinta y todo.
Si el equipo viene en piezas, la foto del conjunto completo es la que evita la conversación de «faltaba un tornillo».
¿Dónde tiene que quedar guardada la foto?
Dentro de la orden, no en la galería de un teléfono.
Una foto en el celular del técnico está perdida el día que ese teléfono se cambia, se llena o se va con la persona. Y aunque siga ahí, nadie la encuentra: buscar «la foto de la secadora dorada de hace tres meses» entre cuatro mil imágenes no es un método.
La foto vale cuando aparece sola al abrir la orden, con todo lo demás del equipo.
¿Qué hace Paradoxon Assistant con la foto del equipo?
La toma desde la misma pantalla de recepción y la deja pegada a la orden.
Al registrar el equipo, Assistant pregunta si se le toma foto y deja tomarla o saltarla; la imagen se captura con la cámara conectada a la computadora y queda vinculada a ese equipo dentro de la orden, no como un archivo que hay que ir a buscar.
Después se ve en el historial, en el detalle de la orden y en la ficha del equipo por número de serie, que muestra la última foto que se le tomó. Cada equipo queda bajo la categoría que define cada taller, que es la idea del catálogo visual de equipos.
¿Cuántas fotos guarda Assistant por equipo?
Una por equipo. Una orden con tres equipos lleva hasta tres fotos, una de cada uno.
Eso obliga a elegir el encuadre: la foto tiene que mostrar el equipo y, si hay un daño, ese daño. Tomar una nueva reemplaza a la anterior.
Conviene saberlo antes de prometerle a un cliente una toma de cada lado.
¿La foto sale en el vale que se lleva el cliente?
No. El vale lleva los datos escritos; la foto se queda en la orden, dentro del programa.
Por eso el estado del equipo también se escribe, no solo se fotografía: lo que el cliente se lleva por escrito es el texto. La foto sostiene, el vale documenta.
Qué datos pedir al recibir un equipo es la otra mitad de esta misma costumbre.
¿Sirve la foto cuando el cliente no recoge el equipo?
Ahí deja de ser una precaución y pasa a ser lo único que explica qué es ese aparato del estante.
Un equipo sin recoger a los seis meses es un objeto sin dueño evidente. Con su foto y su orden sigue teniendo fecha, cliente y estado de llegada.
Es el caso en que la costumbre se paga sola.
¿Qué no resuelve una foto?
No sustituye lo escrito y no es un certificado.
Una foto muestra cómo se veía el equipo; no prueba ante un tercero cuándo se tomó ni qué se acordó. El acuerdo es el vale, y la foto lo sostiene.
Y una foto guardada en un solo disco existe mientras exista ese disco: conviene saber qué entra en tu respaldo y qué no.
Diez segundos por equipo
La costumbre completa es corta: equipo entero, placa de serie y daño visible en la misma toma, y seguir.
El taller que la tiene casi no discute estados de entrada. El que no la tiene discute uno de vez en cuando, y pierde esa discusión por no tener nada que enseñar.
Assistant trae la captura dentro de la recepción para que esos diez segundos no obliguen a salir del programa. La descarga de Paradoxon Assistant es gratuita.